PHẦN MỀM LƯU TRỮ HỒ SƠ BẰNG EXCEL

Việc thống trị công văn, hợp đồng, văn uống bản trong các đơn vị chức năng hành chủ yếu, các cửa hàng là siêu đặc biệt quan trọng. Quản lý xuất sắc sẽ giúp đỡ bọn họ thao tác làm việc hiệu quả, tiết kiệm ngân sách thời hạn, tránh nhầm lẫn, không nên sót, đảm bảo an toàn được trình tự tiến hành các bước cũng như xử lý những vấn đề tạo ra được xuất sắc hơn. Tuy nhiên đa số chúng ta không có sẵn phần mềm làm chủ các bước này, mà lại đề xuất tự cai quản bằng Excel. Sau đây Học Excel Online đã trả lời các bạn cách thống trị công văn uống, hợpđồng trênExcel. Chúng ta thuộc tò mò nhé:

1. Những quá trình nên làmđể thống trị công văn, hợpđồng

Văn phiên bản, sách vở, hợpđồng Gọi thông thường là vnạp năng lượng bản trong công ty, cơ quan hoàn toàn có thể chia làm 3 các loại chính:

Công vănđến:Đối tượng tự phía bên ngoài gửi văn uống phiên bản tới cho cái đó tađể triển khai việcCông vănđi: Chúng ta gửi văn uống bạn dạng chođối tượng mặt ngoàiVăn phiên bản nội bộ: Sử dụng trong nội cỗ, cácđối tượng người dùng bên trong doanh nghiệp lớn, cơ quan

Dựa vàođặc trưng của những các loại văn uống bản này, cần xác địnhđược các bước, trình từ cai quản, bao hàm các thủ tục:

Tiếp nhấn, soạn thảo, ban hànhLưu gửi, ký,đóng vết, gửi tlỗi, bàn giaoLưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách thực hiện trênExcel

Cách 1: Xây dựng quá trình, sơđồ dùng thống trị.

Bạn đang xem: Phần mềm lưu trữ hồ sơ bằng excel

Đang xem: Lưu trữ hồ sơ bằng excel

Việc lập sơtrang bị để giúp bọn họ xácđịnhđược trình từ tiến hành, thứ từ triển khai những các bước cùng thời hạn triển khai. Cnạp năng lượng cứ vào sơđồ chúng ta đang biếtđược công việcsẽ cách xử lý tớiđâu, lúc nào xong xuôi, lưu trữ vnạp năng lượng bảnởđâu.


Cách 2: Xây dựng hạng mục team đối tượng người sử dụng đề xuất quản lý

Trong quá trình này bọn họ làm việc với rất nhiềuđối tượng:

Bên bên cạnh doanh nghiệp lớn, cơ quan: đối tượngphát hành công vănmang đến, đối tượng người dùng nhấn công vnạp năng lượng đi, cá thể, tổ chức triển khai làđối tác cam kết kết hợpđồngBên vào công ty lớn, cơ quan: Các cơ quan, những nhân viên

Để thống trị tốt thì chúng ta yêu cầu theo dõi cácđối tượng người tiêu dùng này theo danh sáchđểđảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quy trình nhập tài liệu trênExcel

Danh sách rất có thể tổ chức triển khai trên 1 Sheet như sau:

*

Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người tiêu dùng cần quản lý

Bước 3: Msống các sổ thống trị công văn uống mang đến, công vnạp năng lượng đi, vnạp năng lượng bản nội bộ

Mở các sổ làm chủ công vănđến, công vănđi, văn uống phiên bản nội cỗ. Mỗi sổ mở trên 1 Sheet

Khi bao gồm phát sinh liên quan tới nhiều loại văn bạn dạng như thế nào thì chúng ta đã thực hiện ghi sổ đến loại vnạp năng lượng bảnđó.


Tùy theo kinh nghiệm thống trị,đối tượng người dùng buộc phải quan sát và theo dõi nhưng họ vẫn xácđịnhđược những chỉ tiêu, các tiêuđề cho những cột tài liệu vào bảng.

Ví dụ: Mẫu sổ cai quản công vănđi sẽ có kết cấu nlỗi sau:

*

Mnghỉ ngơi những sổ thống trị công văn đến, công vnạp năng lượng đi, văn uống bản nội bộ.

Xem thêm: Co. Ltd Là Viết Tắt Của Từ Gì, Các Từ Viết Tắt Jsc, Plc, Inc Và Co

Trong mẫu sổ này hoàn toàn có thể tiến hành một số tính năng sau:

Việc áp dụng Data Validation để giúp bọn họ thiết lậpđượcĐK nhập tài liệu vào trong Sổ, rời rất nhiều lỗi không đúng sót trong quy trình nhập dữ liệu, giúp họ cai quản dữ liệu chính xác, không cần bận tâm câu hỏi nên sửa lỗi trong quá trình nhập.

lấy một ví dụ nhỏng sau:

*

Lập sổ quản lý công văn uống đến


Với mỗi trạng thái của Công vănđến, chúng ta vẫn hoàn toàn có thể thiết lập trong tính năng Conditional formattingđểtựrượu cồn thông báo công vnạp năng lượng nàovẫn giải pháp xử lý, công vnạp năng lượng nào không xử lýnhằm bạn cũng có thể đầu tư mang lại các việc này.

Cách 4: Xây dựng cách làm tính mã văn uống thư

Mã văn tlỗi giỏi số hợpđồng là do phần tử cai quản văn uống tlỗi, hành chủ yếu từ bỏ quyđịnh. Tuy nhiênđể thống nhấtđược ngôn từ này thì họ nên gây ra bí quyết tính tựhễ, thống nhất trong tổng thể Sổ cai quản công văn, hợpđồng.

Công thức hay thực hiện là:

Các hàm không giống liên quan tớiđịnh dạng, ghxay nối chuỗiđể rất có thể rađược mã theoý muốn.

Trênđây là đầy đủ câu chữ chính số đông công việc nên thực hện khi chúng ta mong mỏi làm chủ văn uống bạn dạng, hợpđồng, công vnạp năng lượng sách vở và giấy tờ trongExcel.